第一章 总则

第一条 为加强档案工作管理，提高档案管理水平，妥善保管、利用好档案，为机关各项工作做好服务，根据《中华人民共和国档案法》《吉林大学档案管理办法》等法规，结合经营性资产改革和管理办公室（以下简称经改办）、产业党委工作实际，制定本细则。

第二条 经改办在综合管理科建立机关档案室，机关各科室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，须按本细则，统一归档管理，任何科室和个人不得将其据为己有。凡调离机关的工作人员必须交清档案文件资料。

第二章 组织管理

第三条 机关档案工作，业务上受学校档案馆指导、监督和检查。

第四条 机关档案工作由经改办主任直接负责，综合管理科协助主任完成档案具体工作。

第五条 根据工作需要可配备兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。兼职档案工作人员队伍应保持相对稳定。

第三章 档案的接收

第六条 机关档案室建立和完善各类材料的立卷归档机制，实行纸质档案和电子档案双轨并行的立卷档案管理措施。归档材料需做到完整、准确、系统。

第七条 档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照《吉林大学档案管理办法》规定执行。

第八条 各科室在工作中形成的文件材料，按照本细则相关要求，经分管领导检查合格后由各科室移交至综合管理科，并在移交文件上标注是否存入学校档案馆。

第九条 需存入学校档案馆的文件材料，由综合管理科参照上一年度各科室的存档文件，按照学校档案馆的要求重新整理组卷，经经改办主任审核或经党政联席会审议通过后，向学校档案馆移交，并办理好移交相关手续。

第十条 档案形成过程中文件材料应符合下列要求：

（一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹；

（二）归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

（三）归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具书写；

（四）案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求；

（五）纸质版档案立卷与电子版档案同步进行存档。

第十一条 归档时间及手续：

（一）机关档案按年度归档，各科室在次年三月底前将本科室的文件材料整理标注后，移交至综合管理科，履行交接程序；综合管理科在次年六月底前将需存入学校档案馆的文件材料向档案馆移交。

（二）向学校档案馆移交档案时，应履行相关手续。档案移交清单一式两份，交接双方签字盖章，分别由学校档案馆和综合管理科留存。

第四章 档案的管理

第十二条 机关档案由综合管理科在机关档案室集中保管。在工作需要时，应按照要求提供所需档案复印件或原件。

第十三条 机关档案室依据《吉林大学档案分类暂行规定》，对档案进行分类、编号、排架。做到分类整理、保管安全、统计准确、利用方便。并根据档案的保密程度确定利用范围，建立档案查、借阅等审批制度，做好档案的利用登记。

第十四条 建立健全档案库房管理制度，落实防火、防水、防潮、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施，确保档案安全。

第五章 档案的使用

第十五条 本机关工作人员因工作需要可以查阅有关档案；外单位人员查阅本机关档案，必须持有单位介绍信或本人身份证件，填写《经改办、产业党委档案查、借阅审批表》，并经经改办主任批准方可查阅。

第十六条 档案原则上只能查阅，不得外借，确有特殊原因需要外借者，需办理借阅手续，且外借时间不超过一周，填写《经改办、产业党委档案查、借阅审批表》，并经经改办主任批准方可借阅。

第十七条 查、借阅档案必须遵守保密规定，不得泄露档案内容。涉密档案和产业党委会议、党政联席会议等会议记录档案未经产业党委书记和经改办主任批准，不得提供利用。

第十八条 借阅人员对所借档案要妥善保管，不准擅自复制、拍照，不准拆卷、抽页、涂改、圈化、折叠，不得与无关人员交换阅览。

第十九条 借阅人员归还档案时，应及时向档案管理人员反馈利用效果。档案管理人员要认真清点档案数量，检查档案有无损坏，并及时将档案入库上架。

第六章 档案保密工作

第二十条 档案管理人员和借阅人员要自觉遵守保密规定，在任何场所或对任何人不得议论档案机密内容。

第二十一条 档案管理人员要严格借阅制度，认真履行登记和签字手续。

第二十二条 任何人未经允许不得将档案带出机关档案室，不得私自拍照、复印、摘抄档案内容，确因工作需要须经经改办主任同意并要严格履行签批手续。

第二十三条 涉密档案应当存放在有保密设施的保密柜中，按照保密规定实行严格管理。涉密档案的利用、复印、销毁应严格按照保密法律法规要求执行。

第七章 附则

第二十四条 本细则由综合管理科负责解释。

第二十五条 本细则自通过之日起实行。《经营性资产改革和管理办公室（产业党委）文书档案管理制度》自动废止。